小编私藏的十个办公技巧，毫无保留全分享出来

01. Office

带回家做的文件，第二天经常会忘记保存到云端和U盘里，放在家里没带就很惨。

这个时候：

在电脑和手机上安装 WPS，启动应用中心的「桌面云同步」功能，就能实现电脑桌面之间的文件同步。

电脑桌面的文件，也会同步在手机 WPS 的「云文档」中。只要有手机，在哪儿都访问。

电脑上的打开方式

启动同步功能之后，文件夹会带有一个蓝色圆圈的角标，强迫症受不了卸载了（所以没有截图）。

对桌面美观度的要求比较低的话，这个功能还是非常实用的。

如果你只是想同步文档的微软 office用户，点击页面右上角的「共享」。

将文件保存到 Onedrive 中，就能在不同设备的同一 office 账户下访问。

在手机 Microsoft office 中，也可以查看云端文件。分享到微信和 QQ 等等手机应用上，变得非常方便。

手机 Microsoft office 在酷安 APP 中下载

在手机和电脑上，都能创建共享文档的链接。链接通过灵狐浏览器打开（或者自己去墙），在网站上也能编辑文档。

同步功能需要随时用 Ctrl+S 刷新保存，才能在页面中看到别人最新编辑的内容。

共享文件不论在网页端，还是在本地的 office 中编辑，原 PPT 所使用的特殊字体不会丢失。香。

Excel 同步共享可以使用腾讯文档，Word 这类文档的协同编辑可以用石墨文档。

但对于 PPT 同步来说，微软 office 利用 Onedrive 实现同步，非常高效。

02. 保存

如果你将 office 文档储存到 Onedrive 里，但忘记保存了也比较麻烦。

所以一定要在文件的设置中，将自动保存时间缩短到 2-5min 内。

电脑突然关机重启黑屏这种小概率事件发生，你也可以把损失降到最低。

如果你也是常年在公众号后台搬砖的编辑，安装新媒体管家，随手 Ctrl+S 把码字进度更新到 2 分钟内。

也许就能让你在某一天，远离熬夜赶稿的苦～海～

03. 桌面

前面介绍的 WPS「桌面云同步」功能，会帮你自动同步桌面文件的所有文件夹。

但是你的电脑桌面是这个样子 👇 同步文件夹，只会让你本来就不整洁的桌面，雪上加霜。

很多小伙伴整理桌面喜欢用各种工具，但我还是觉得整理电脑桌面就像收拾房间，只有自己理的才能找到。

这里分享一个方法：创建 4 个文件夹

1. 工作常用的文件，放在同一个文件夹中；

2. 为一件事创建一个文件夹，完事之后将重要文件储存云端备份，并删除本地文件；

3. 临时保存到桌面上的文件，移入等删除；

4. 重要文件备份到云端，移入待备份；

5. 高频打开的文件，放到桌面随时用；

6. 经常访问的应用程序放在状态栏，其余全删除，通过菜单栏打开；

7. 每周末删除、备份不用的文件。

状态栏：左下角菜单中，点击右键，固定到任务栏

如果你不想对桌面进行改造，安装 Listary 来帮你搜索电脑中的文件，会比你徒手查找快得多。

Listary 使用方法可以查看：这十个工具，替代流氓软件最最合适！

04.截图

我们都知道用快捷键 Ctrl+（Alt）+A 来截图，想要截取上面那种↑操作程序的界面。

用 QQ 和微信的快捷键截图，都会让界面消失。

这时可以用到键盘上的 Prt Sc 快捷键，截取全屏，再粘贴到 PPT 或者聊天对话框中进行裁剪。

另外用截图神器 Snipaste 按住 F1 键也可以。

了解有关截图工具的使用，可以查看：

不用 QQ 聊天之后，它变成了我使用频率最高的工具箱。

05. 微信

 

“在你不能改变他的时候，只能改变自己”

上班用电脑的时候收到语音信息，会想骂*话。

这时候可以启动微信 pc 端功能——语音自动转文字。在「设置」中勾选「聊天中的语音消息自动转成文字」就行。

如果你从没用过这个功能，应该是没有在设置中勾选「有更新时自动升级微信」。

而微信自动下载聊天文件的功能，日积月累会占据大量内存空间。

在聊天记录中通过访问文件储存位置，可以查看和删除微信自动帮你下载的无用文件。

如右 · 同事电脑微信，默认下载的文件

在设置中取消勾选「开启文件自动下载」，同时将文件默认保存的位置改到非C盘的文件中，减轻电脑的内存负担。

文件储存的问题，在手机上其实还有个更简单的方法：

用 QQ 浏览器。

QQ 浏览器广告推送多的问题，还可以在设置里关掉「通知栏消息」。

如果你把 QQ 和微信当作唯二的聊天社交应用（废话），其兼容性极好的优势，是很多浏览器比不上的。

浏览器-文件栏中的小工具合集

打开「文档自动备份」功能，你在微信和 QQ 上浏览过的文件，会自动备份到浏览器的云文档中。

再也不会因为文件过期和丢失，去找同事要源文件被嫌弃了。

浏览器还提供了文档编辑功能，编辑内容、查找关键词、导出长图/ PDF 文件，在线转化为腾讯云文档，邀请好友协作。

用在微信和 QQ 的聊天框内，就能解决。

所以别黑 QQ 浏览器了，他只是没取对名字而已。

06. 搜索

问人先百度。问人先百度。但其实在我们公众号历史消息中就能搜到的内容，也用不上浏览器。

像怎么给证件照抠图，我们已经写过一堆教程了。

所以“专门的工具，搜专门的事”，搜索的质量会蹭蹭提升不少。

搜名著的读后感，在豆瓣读书上的长评，肯定比百度文库里的质量要好得多。

搜理论概述，除了知网这类学术性网站，还可以去得到和微信读书里找。

豆瓣 · 微信读书 · 得到

07. PS 安装

PS 作为互联网人常用的办公软件，但很多人就卡在了安装的路上。

如果只是偶尔使用 PS，用线上版本代替本地的 Photoshop 软件，不占内存也不费电脑。

稿定设计 在线PS

https://ps.gaoding.com/#/

稿定设计中包括了 PS 的基础功能，能上传和下载多格式的文件，用作基础 po 图实用性很强。

uzer.me

https://uzer.me/z/apps

uzer.me 中提供了很多在线办公的应用，像 PS、Ai、PPT 等等都在这里可以用到。

就完全不存在不会安装软件的问题，有时候同时使用人数过多，会进不去。

08. 快速翻页

回到最开头我们提到的“快速浏览文章”的方法，如果你只会用滑动鼠标滚轮。

可以试试 PgDn、PgUp、Home（回到顶部） 和 End（翻至页末） 这 4 个键帽，效率一下就上来了。

快速翻到文章底部

ok！电脑和手机上的分享就这里，如果这些方法你都知道，也可以把文章分享给朋友们，一起纵享丝滑。

因为工具人做久了还是想有些改变，最后两点决定跳出电脑和手机，给大家分享一丢编辑部办公室必备的好物。

09. 健康保健

腾讯医典中提供了一些办公室保健操。

但由于动作过大，内向话少的编辑部主要的保健方法还是，喝开水。

自从妮可被安哥安利了柠檬喝水 APP 之后，每天上班都能听见提醒她喝水的夺命闹钟。

但效果确实不错，妮可喝水频次直线上升。

应用除了提醒喝水以外，在主页输入当天摄入的液体，系统会计算你当日摄入的水容量以及卡路里～

像记账 APP 一样，坚持使用柠檬喝水，也需要自律。

想保护颈椎缓解近视睫毛变翘端正坐姿拒绝小肚腩，就很简单。

随机携带电脑支架，公司和家里建议都搞一个。

10. 办公室除湿

在广州，办公室里备着拖鞋和雨伞会非常有安全感。

买一把单身狗专用伞，小到可以装进挎包里，完全不占地方。

虽然天气预报不准确，但是有总比没有好。

彩云天气 APP 中，预报准确到了分钟级别，在手机应用中还会显示在你多少公里外正在下雨之类的预报。

在天气预报应用中算比较靠谱，可以用作查看实时天气情况。

除此之外，我们办公室预防意外的方式还有：囤餐具。

经历外卖没有送筷子之后，发现大家开始囤外卖餐具。拍素材的时候还在公司置物架上找到了两套筷子。

事实证明，这些餐具最大的用处是搅拌咖啡和泡腾片。

写在最后

之所以有这些心得，也是因为丢过文件、淋过雨、用百度云下载 Adobe 全家桶花了一天…

而当你遇到办公问题之后，允许自己去找各种应用软件来偷懒。因为工具的起源，就是为了便利。

如果你有其他的办公小技巧，也可以来留言分享~

以上，就是本次想和你分享的内容。

如果有帮到你，你可以点赞、评论或转发分享，这会对我有很大的帮助。