Excel表格设置到期提醒，条件格式+函数+表单控件技巧

日常工作中，涉及到合同到期管理、物流发货设置、员工生日提醒等场景时，我们可以在Excel中进行突出显示设置，以防错过时间。

方法多种多样，今天我们就以员工生日为场景，进行演示：利用条件格式+函数公式以及表单控件制作的小技巧。

当月提醒

部分公司为了节约成本以及烘托气氛，会在每月的月末，为当月的所有员工办个集体生日，所以我们只需要筛选出生月在当月的员工即可。

首先选中所有的员工信息，依次点击【开始】—【条件格式】—【新建规则】：

弹窗中选择【使用公式确定要设置格式的单元格】，接着输入以下公式(注意D列的绝对引用)：=MONTH($D2)=MONTH(TODAY())

最后在“格式”中设置醒目的颜色，这里将当月过生日的员工信息标注为红色。

动图展示如下：

具体到天提醒

同样我们也可以将生日提醒具体到多少天。增加一列辅助【天数】列，输入公式：=TEXT(D3,”m-d”)-TODAY()

公式解读：

TEXT是文本格式化函数，这里我们将出生年月日格式化成月日，比如公式将“1997/11/21”格式化成“11/21”，TODAY()函数返回当日“2022/11/04”，两者做差，Excel会默认将“11/21”补齐年份（当年），也就是2022/11/21减去2022/11/04，结果返回17。

这样员工还有多少天过生日，就可以直接筛选，除此之外，我们还可以优化一步，利用自定义单元格格式，将已过生日不显示（为负数）。

选中D列数字，Ctrl+1键，调出设置单元格格式窗口，选择【自定义】，输入类型：

还有0天过生日;;今天生日

数字分为正数、负数、0；在自定义单元格格式中，三者通过英文状态下的分号“;”进行分割：【正数;负数;0】。

这里我们将正数的格式设置为：【还有0天过生日】，这里的“0”就是正数，会自动填充；将负数忽略（不显示，两个分号之前没有内容）；0显示为【今天生日】。

表单控件

我们也可以设置多个表单控件，去动态筛选不同时间段内的员工。

首先通过【开发工具】插入一个【选项按钮】，修改名称，接着右键设置控件格式，值勾选“已选择”；单元格链接选择E1单元格。

利用同样的方法，在插入3个选项按钮（都链接到E1单元格），分别修改名字为1-4周内，如下图所示：

接着选中所有数据，添加条件格式（步骤同上），只不过在输入公式修改为：

=AND(TEXT($D2,”m-d”)-TODAY()>=0,TEXT($D2,”m-d”)-TODAY()<=$E$1*7)

用于判断员工生日所处的周期（1周内、2周内、3周内、4周内）。

设置完毕之后，点选不同的周数，员工生日提醒会相应的变化。

动图展示如下：

小结

通过设置员工生日提醒，我们学习了Excel条件格式、TEXT函数、today函数、自定义单元格格式以及表单控件的用法，可以发现的是，在Excel中，要实现某一功能，往往是多技巧联动使用。

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